Die Zollabwicklung ist ein notwendiger Bestandteil des Versands für alle Onlinehändler, die international über die EU-Grenzen hinaus verkaufen möchten – doch Vorsicht: Hier lauern einige Fallstricke. Asendia zeigt dir, worauf du achten musst.
Ob unvollständige Unterlagen, falsche Etikettierung oder ungenaue Berechnung: Die Zollabwicklung kann für Onlinehändler ein mühsames Verfahren sein, bei dem selbst erfahrene Verkäufer Fehler machen. Das führt zu Verzögerungen und letztendlich zu unzufriedenen Kunden – Grund genug also, einmal auf die häufigsten Fehler bei der Zollabwicklung einzugehen und dir aufzuzeigen, wie du sie vermeidest.
In diesem Asendia Insights Blogbeitrag erfährst du, welche Herausforderungen die Zölle beim internationalen Versand für dich bereithalten, welche Folgen drohen können und was du tun kannst, um eine reibungs- und fehlerlose Zollabwicklung zu gewährleisten.
Verzollung beim internationalen Versand – das solltest du vorab wissen
Bestellt dein Kunde von außerhalb der EU (bzw. der europäischen Zollunion), muss die Ware bei der Ankunft im Zielland verzollt werden. Das heißt im Grunde lediglich, dass die örtlichen Behörden wissen möchten, was im Paket enthalten ist, wo es genau herkommt und wie hoch dessen Wert ist. Damit der Zoll aber nicht jedes Paket einzeln öffnen muss, müssen diese Informationen vorher über verschiedene Zolldokumente wie beispielsweise eine Zollinhaltserklärung zur Verfügung gestellt werden – an der Grenze werden dann lediglich noch Stichproben gemacht.
Die Verzollung hat für dich als Onlinehändler aber noch zwei weitere Folgen: Einmal musst du dafür Sorge tragen, dass alle relevanten Informationen zur Sendung fristgerecht, vollständig und korrekt an den Zoll übermittelt werden. Passiert das nicht, wird das Paket an der Grenze blockiert und nicht an den Kunden weitergeleitet. Zum anderen fallen Zollgebühren an: Diese Kosten solltest du nach Möglichkeit nicht an deine Kunden weiterleiten, sondern sie transparent darstellen, indem du sie beispielsweise direkt in den Endpreis des Produkts einrechnest. Ansonsten kann es durchaus vorkommen, dass ein Kunde, der vom Zoll benachrichtigt wird und nun die entsprechenden Gebühren bezahlen soll, das Paket nicht annimmt. Und selbst wenn du die Kosten auf deine Kunden abwälzt, solltest du ihnen zumindest klar kommunizieren, was auf sie zukommt, um böse Überraschungen – und damit unzufriedene Kunden – zu vermeiden.
Um den Informationsaustausch mit den diversen Zollbehörden in aller Welt zu erleichtern, gibt es zudem verschiedene Kennnummern wie den HS-Code (oder auch Zolltarifnummer – damit werden Handelswaren klassifiziert) sowie die europäische EORI-Nummer. Letztere musst du beim deutschen Zoll beantragen und auf allen Zolldokumenten angeben.
Fehler 1: Du nutzt den falschen Incoterm
Vereinfacht gesagt legen die Incoterms beim internationalen Versand unter anderem fest, wer die Zahlung von eventuell anfallenden Gebühren übernimmt – du oder dein Kunde. Für Onlinehändler im B2C-E-Commerce sind vor allem die beiden Incoterms DDP und DAP relevant. Wichtiger Unterschied: Bei DDP (Delivered Duty Paid) kommst du als Händler für die Kosten und Gebühren der Einfuhrverzollung auf, bei DAP (Delivered at place) muss der Kunde anfallende Zollgebühren tragen.
Wir haben es oben schon kurz angerissen: Du kannst dir sicherlich vorstellen, dass deine Shopper nicht besonders erfreut darüber sein dürften, erst einmal Zollgebühren zahlen zu müssen, bevor sie ihr Paket entgegennehmen dürfen – erst recht nicht dann, wenn du das nicht im Vorfeld transparent kommuniziert hast. Und selbst dann ist das nicht unbedingt das beste Verkaufsargument. Nutze also am besten den Incoterm DDP für den internationalen Versand und integriere anfallende Kosten für die Zollabwicklung am besten schon in den Endpreis deiner Produkte. So zahlen deine Kunden auch wirklich nur den Preis, den du in deinem Shop ausweist.
Fehler 2: Unvollständige Unterlagen
Werden deine Pakete beim Zoll zurückgehalten, kann das daran liegen, dass nicht alle erforderlichen Begleitdokumente vorliegen. Dazu gehören unter anderem:
- Handelsrechnung
- Ausfuhrbegleitdokument
- (Luft-)Frachtbrief
- Zollinhaltserklärung
- Ursprungszeugnis
- Zertifikate, Lizenzen
Nicht immer sind alle diese Dokumente zwingend erforderlich, je nach Zielland können aber wiederum weitere Unterlagen nötig sein, falls du etwa Gefahrgut oder Lebensmittel versendest. Achte also genau darauf, welche Dokumente der jeweilige Zoll benötigt.
Fehler 3: Berechnung des Zollwerts nicht korrekt
Der Zollwert dient als Grundlage für die Berechnung von Zöllen. Er orientiert sich am Verkaufspreis der Ware wie auf der Handelsrechnung angegeben. Darüber hinaus können in die Berechnung allerdings weitere Faktoren einfließen, wie etwa Versandkosten oder Versicherungsprovisionen. Wichtig für dich ist grundsätzlich, dass du genau dokumentierst, wie du den Zollwert berechnest – am besten durch eine transparente Rechnung, die alle Bestandteile (also auch Incoterms und Versandkosten) klar ausweist.
Fehler 4: Falscher HS-Code
Der HS-Code (oder auch Zolltarifnummer) muss in Zolldokumenten wie der Zollinhaltserklärung oder der Handelsrechnung angegeben werden. Grundlage für diese Nummer ist das Harmonisierte System zur Bezeichnung und Codierung der Waren (HS), das alle Warenströme in und aus der EU erfasst und klassifiziert. Die HS-Nummer ist sechsstellig und muss für jedes Produkt einzeln angegeben werden.
Daneben gibt es zudem noch die EORI-Nummer. Sie wird an Händler vergeben (in Deutschland durch den Zoll), die Handel mit Kunden in Nicht-EU-Staaten betreiben. Dadurch soll der Informationsaustausch mit den entsprechenden Zollbehörden erleichtert werden. EORI steht für Economic Operators’ Registration and Identification.
Machst du bei diesen Nummern falsche Angaben, kommt es bei der Verzollung zu Verzögerungen.
Fehler 5: Etikettierung und/oder Verpackung falsch
Manche Länder haben bestimmte Vorgaben, wie das Etikett auf den Paketen auszusehen hat, damit der Zoll es besser verarbeiten kann. Ähnliches gilt für die Verpackung deiner Pakete: Hier kann es im Zielgebiet eigene Bestimmungen geben, mit denen du dich vorher auseinandersetzen solltest – ansonsten riskierst du, das dein Paket im besten Falle aufgehalten, im schlechtesten Falle aber zurückgeschickt oder vernichtet wird.
Fehler 6: Du versendest verbotene oder eingeschränkte Waren
Achte vor dem Versand darauf, dass deine Waren im Zielland nicht verboten oder eingeschränkt sind. Jedes Land hat hier eigene Bestimmungen, die auf den ersten Blick nicht immer selbsterklärend oder logisch erscheinen müssen. Hier hilft nur, genau hinzugucken, damit deine Pakete bei der Einfuhr nicht aufgehalten werden.
Fehler 7: Keine Aufzeichnungen
Zölle beim internationalen Versand bedeuten nicht nur, dass du vor dem Versand gut vorbereitet sein solltest – auch lange nach dem Versand kann es im Rahmen einer Zollprüfung vorkommen, dass du alle relevanten Unterlagen noch einmal vorlegen musst. Die Aufbewahrungsfristen für deine Zolldokumente können unterschiedlich lange sein, hier erkundigst du dich am besten bei deinem zuständigen Hauptzollamt.
Warum ist das alles für deine Kunden besonders ärgerlich?
Deine Kunden wird es am meisten ärgern, wenn sich die Zustellung verzögert oder aber sie zusätzliche Gebühren bezahlen müssen, mit denen sie nicht rechnen konnten. Die meisten der oben beschriebenen Fehler führen in der Regel dazu, dass die Sendung einige Zeit beim Zoll liegt, bis die Unstimmigkeiten geklärt sind. Kommen Kosten für deine Kunden hinzu - etwa, weil sie Zölle nachzahlen müssen -, dann ist das sogar gleich doppelt ärgerlich: Denn oft muss dein Kunde dann auch extra zur nächsten Zollstelle fahren, wo er das Paket im schlechtesten Falle öffnen und die Ware deklarieren muss. Hier entsteht also nicht nur ein Kosten-, sondern auch noch ein Zeitaufwand für deinen Kunden – logisch, dass er in einem solchen Fall wenig Lust verspüren dürfte, noch einmal bei dir zu bestellen.
Um dir also unzufriedene Kunden und schlechte Bewertungen zu ersparen, solltest du stets auf transparente Kommunikation achten und deine Shopper über mögliche Verzögerungen und weitere Kosten informieren.
Mit Asendias Unterstützung vermeidest du diese Fehler
Asendias e-PAQ Versandlösungen beinhalten bereits diverse Optionen zur reibungslosen Zollabwicklung für Crossborder E-Commerce Händler. Unser papierloses Tool erfasst alle relevanten Daten, ermittelt das passende Formular und schickt es ausgefüllt an die entsprechenden Zollbehörden. Das ist umweltfreundlich, minimiert Fehler und sorgt dafür, dass deine Sendung schnell und einfach durch den Zoll geht – und ganz nebenbei freuen sich deine Kunden über eine problemlose Zustellung ohne Verzögerungen oder weitere Kosten.
Für eine perfekte Customer Experience und eine bequeme Zollabwicklung wendest du dich einfach an unsere Versandexperten – wir helfen dir gerne weiter!
