Kunden und Produkte zusammenzubringen, ist für Onlinehändler das A und O im E-Commerce. Ein Teilaspekt dieses Ziels stellt das Bestandsmanagement dar: Es sorgt dafür, dass Sie genau das auf Lager haben, was Sie auch benötigen – und zwar dann, wenn Sie es brauchen und dort, wo es gebraucht wird.
Vom Einkauf bis zum Fulfillment: Wer alle Prozesse des Bestandsmanagements nahtlos zusammenführt, steigert seine Kundenzufriedenheit und spart darüber hinaus noch Geld.
In diesem Asendia Insights Blogbeitrag erfahren Sie, was optimales Bestandsmanagement bedeutet, wozu es überhaupt gut ist und mit welchen Methoden Sie ein leistungsfähiges Bestandsmanagement auf die Beine stellen.
Definition & Ziele: Darum geht’s beim Bestandsmanagement
Mithilfe des Bestandsmanagements stellt ein Unternehmen sicher, dass es jederzeit die erforderliche oder optimale Menge an Produkten zur richtigen Zeit am richtigen Ort - etwa im eigenen Lager - verfügbar hat. Es dreht sich also beim Bestandsmanagement alles um die Verwaltung der Lagerbestände, seien es die eigenen oder die eines Dienstleisters, der beispielsweise das Fulfillment übernimmt. Das schließt im Übrigen neben fertigen Produkten auch Rohstoffe und unfertige Produkte mit ein.
Die Ziele des Bestandsmanagements lassen sich ebenso klar eingrenzen:
- Kostenersparnis
- Effizienz
- Verfügbarkeit
- Flexibilität
Durch ein optimales Bestandsmanagement kann ein Onlinehändler bares Geld einsparen – etwa, weil Lagerkosten minimiert werden oder Kapital nicht unnötig im Lager gebunden wird. Darüber hinaus stellt das Unternehmen sicher, dass Waren, die bestellt bzw. angefragt werden, auch wirklich vorrätig sind, die Nachfrage der Kunden also bedient werden kann. Selbst wechselnde Nachfragen oder saisonale Auftragsspitzen lassen sich so besser managen, was für mehr Flexibilität sorgt. Zu guter Letzt führt eine Optimierung des Bestandsmanagements auch zu einer Steigerung der Effizienz: Warenflüsse können vereinfacht und die Lieferkette und damit auch die Zusammenarbeit mit Lieferanten optimiert werden.
Bedeutung des Bestandsmanagements für den E-Commerce
Im E-Commerce dreht sich alles um den Kunden: Ist er zufrieden und sein Einkaufserlebnis gut, haben Sie als Onlinehändler eine Menge richtig gemacht. Empfiehlt er Sie dagegen nicht weiter, besteht unter Umständen Optimierungsbedarf. Aber was hat das nun mit dem Bestandsmanagement zu tun?
Kurz gesagt sorgt es dafür, dass Ihre Kunden die gewünschten Produkte jederzeit bestellen können und sie rechtzeitig und makellos erhalten. Wird dem Kunden im Onlineshop beispielsweise aufgrund eines suboptimalen Bestandsmanagements angezeigt, dass das gewünschte Produkt nicht vorrätig ist, obwohl Sie es eigentlich auf Lager haben, geht Ihnen ein Shopper verloren, der nun lieber zur Konkurrenz geht. Umgekehrt führt es zu Verzögerungen und Unzufriedenheit, sollte ein Produkt gar nicht auf Lager sein, ohne dass dies im Shop angezeigt wird. Indem Sie Ihr Bestandsmanagement optimieren, tragen Sie also maßgeblich dazu bei, die Kundenerfahrung zu verbessern.
Darüber hinaus kann ein optimiertes Bestandsmanagement - wie schon in den Zielen beschrieben - dazu führen, Kosten zu senken und Lieferketten zu verbessern, was langfristig Ihre Wettbewerbsfähigkeit erhöht und Ihnen einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz verschafft.
Herausforderungen beim Bestandsmanagement und Strategien zur Optimierung
Überbevorratung / Fehlmengen
Unverkaufte Produkte können sich stark auf Ihre Rentabilität auswirken, da sie unnötigen Platz einnehmen und Kapital binden. Noch dazu besteht die Gefahr, dass die Qualität der Artikel durch die Lagerung leidet – in der Regel wird sie zumindest nicht besser, wenn das Produkt monate- oder sogar jahrelang in einem Lagerhaus liegt. Ist ein Produkt dagegen nicht mehr auf Lager, weil es wider Erwarten stärker nachgefragt wird, als Sie geplant haben, können Sie die Bedürfnisse Ihrer Kunden nicht mehr erfüllen.
Bei beiden Problemen helfen eine regelmäßige Überprüfung der Bestände sowie eine präzise Bedarfsprognose: Sammeln und nutzen Sie alle Daten und Informationen, die relevant sein könnten, um eine Prognose für die erwarteten Verkäufe zu erstellen. Dazu gehören Daten wie die Verkaufshistorie für das entsprechende Produkt, saisonale Trends, die allgemeine Wirtschaftslage oder auch politische Entwicklungen. Lassen Sie sich dabei außerdem von Experten unterstützen und nutzen Sie Softwarelösungen, um die Fülle an Daten zu gewichten und auszuwerten.
Schwankende Nachfrage
Eine schwankende Nachfrage, etwa saisonal bedingt, kann eine große Herausforderung für das Bestandsmanagement sein. Wie gehen Sie am besten damit um, wenn ein Produkt mal stark nachgefragt wird und mal so gut wie gar nicht?
Eine Lösung stellt das sogenannte Vendor Managed Inventory dar: Hier stellen Sie sicher, dass Ihr Lieferant Zugriff auf Ihre Lagerbestände hat und somit frühzeitig erkennt, wann er eine Lieferung an Sie veranlassen muss. Auf diese Weise vermeiden Sie unnötige Lagerbestände oder Fehlmengen aufgrund saisonaler Schwankungen. Darüber hinaus greift aber auch hier die präzise Bedarfsprognose und deren regelmäßige Überprüfung.
Unzuverlässige Lieferanten
Ist der Lieferant allerdings unzuverlässig, hilft Ihnen meist nur, nach einer Alternative Ausschau zu halten – auch wenn diese womöglich teurer ist. Natürlich spielt der Preis immer eine Rolle, Ihren Kunden ist es im Zweifel aber egal, wer daran schuld ist, dass Sie die Nachfrage nicht bedienen können. Setzen Sie daher stets auf zuverlässige Handelspartner, da der Erfolg Ihres Geschäfts eben auch von diesen abhängt.
Qualitätsverluste / beschädigte Ware
Dies kann eine Folge suboptimaler Lagerhaltung sein; überprüfen Sie stets, ob die Ware bereits bei der Anlieferung beschädigt war oder ob dies eine Folge der Lagerung ist. Achten Sie auf die klimatischen Bedingungen in Ihrem Lager (Temperatur, Luftfeuchtigkeit) und stellen Sie sicher, dass zerbrechliche Artikel fachgerecht gelagert werden. Auch bei der Entnahme zur Kommissionierung kann es zu Beschädigungen kommen – hier gilt es unter Umständen, besonders vorsichtig zu sein.
Ungenaue Inventarisierung
Sie finden in Ihrem Lager nichts mehr wieder oder zählen Mengen, die sich nicht mit anderen Informationen decken? Dann ist Ihre Methode zur Lagerhaltung ausbaufähig oder wird nur unzureichend umgesetzt. Schulen Sie gegebenenfalls Ihr Personal und nutzen Sie eine Lagerverwaltungssoftware. Alternativ können Sie Ihr Fulfillment auch outsourcen und an einen Experten wie Asendia übergeben, der sich für Sie um alles kümmert – inklusive Bestandsmanagement!
Verschiedene Methoden in der Lagerverwaltung und dem Bestandsmanagement
Methoden zur Beschaffung
JIT (Just-in-time)
Methode, bei der die Waren genau dann angeliefert werden (sollen), wenn sie gebraucht werden. Auf diese Weise wird Lagerplatz eingespart und damit die Lagerungskosten minimiert. Eine Just-in-time Lagerhaltung ist bei stetiger Nachfrage sehr praktisch, setzt aber einen reibungslosen Informationsfluss und zuverlässige Lieferanten voraus.
ROP/ROQ (Bestellpunktsystem)
Hier wird ein Mindestbestand (Reorder Point, ROP) für jeden Artikel eingerichtet, bei dessen Erreichung automatisch eine neue Bestellung einer zuvor festgelegten Menge (Reorder Quantity, ROQ) ausgelöst wird. Auf diese Weise kommt es nie zu einer Fehlmenge im Lager. Das Bestellpunktsystem setzt allerdings voraus, dass für jeden Artikel ein entsprechender ROP definiert wird.
Bedarfsgerechte Prognose
Bei dieser Methode werden Kundenbestellungen antizipiert bzw. geschätzt und auf dieser Grundlage frühzeitig Produkte beim Lieferanten angefordert. Die bedarfsgerechte Prognose wird mittlerweile häufig mit KI-Unterstützung durchgeführt, da auf diese Weise eine Vielzahl von Daten in die Prognose einfließen kann.
Periodische-/Kalender-Methode
Hierbei handelt es sich um eine recht starre Beschaffungsmethode, die sich für regelmäßig gekaufte Artikel eignet, deren Absatzmenge nicht großartig variiert. Das hat den Vorteil, dass Liefertermine und -mengen im Voraus geplant werden können. Ist allerdings vorher nicht klar, wie gut sich ein bestimmter Artikel verkauft, ist diese Methode zur Beschaffung nicht besonders gut geeignet.
Methoden zur Lagerhaltung
FIFO
Lagermethode, bei der die zuerst eingelagerten Artikel auch zuerst wieder entnommen werden (first in, first out). So wird verhindert, dass der Lagerbestand zu alt wird, was vor allem bei verderblichen Produkten (beispielsweise in der Lebensmittel- und Pharmabranche) eine Rolle spielt.
LIFO
Das Gegenteil von FIFO ist LIFO (last in, first out). Hier werden die zuletzt eingelagerten Artikel als Erstes wieder entnommen – das spart Zeit und ist leicht umzusetzen. Für verderbliche Artikel ist diese Lagermethode aber ungeeignet.
Chaotische Lagerhaltung
Bei dieser Lagermethode, auch dynamische Lagerhaltung genannt, werden die Artikel einfach dort gelagert, wo es gerade passt. Der genaue Lagerungsort jedes Produktes wird elektronisch erfasst, damit es jederzeit leicht aufzufinden ist. Die chaotische Lagerhaltung hat den Vorteil, dass kein Platz unnötig vergeudet wird und die Bestückung schnell erfolgen kann; fällt allerdings das System einmal aus, ist es kaum nachzuvollziehen, wo sich welcher Artikel befindet, da die Lagerhaltung keiner bestimmten Logik folgt.
Darüber hinaus existieren auch verschiedene Methoden zur Bestandsanalyse (wie etwa die ABC-Analyse oder die XYZ-Analyse) – weitere Informationen dazu finden Sie im Asendia Logistik-Glossar!
