Kataloge versenden: Darauf sollten Sie achten (Teil 2)

04 September, 2017

Es geht direkt weiter mit unseren Tipps zum Versand von Katalogen: Hilfreiche Empfehlungen direkt aus der Praxis.

Die Prozesse rund um den Katalogversand sind gleichermaßen spannend wie komplex. Im ersten Teil unserer Reihe „Kataloge versenden“ haben wir uns mit der Berücksichtigung länderspezifischer Besonderheiten sowie empfehlenswerten Versandzyklen beschäftigt. Jetzt stehen die Abstimmung mit dem Versanddienstleister sowie dessen Kompetenzen und die Rolle von Adresscleaning auf dem Programm. Auch hier müssen zahlreiche Aspekte beachtet werden. Dabei geht um Fragen wie: Was muss der Anbieter alles können und wie erkennen Sie seine Seriosität? Wie oft sollte die Adressdatei abgeglichen werden?

Stellen Sie so viele Informationen wie möglich bereit

Im Vorfeld sollten Sie sämtliche Aspekte hinsichtlich Gestaltung und Versand mit allen Beteiligten abklären. Nur dann lassen sich Effektivität und Kosteneinsparungen erreichen. Es existiert im Grunde kein Detail Ihres Katalogs, das keine Relevanz hätte. Wenn ein Katalog ohne Abstimmung mit dem Versanddienstleister einfach gedruckt wird, ist das zweifelsohne riskant. Dann kann es passieren, dass die Sendung in einem Land aufgrund des nicht freigegebenen Layouts blockiert wird. Aus diesem Grund sollten Sie das Layout Ihres Katalogs immer vorab an den Dienstleister schicken. Er klärt dann alles Weitere und lässt das Layout im jeweiligen Land freigeben.

Adresscleaning ist beim Katalogversand besonders wichtig

Adresslisten sollten regelmäßig mittels Adresscleaning bereinigt werden. In der Zwischenzeit kann viel passiert sein: Umzug, Haushalts- beziehungsweise Firmenauflösungen (im B2B) und vieles mehr. Gerade beim Versand von Katalogen sind veraltete Adressdaten jedoch besonders ungünstig: Geht man von einem normalen Katalog aus (bei aufwendigen Hochglanzkatalogen verhält es sich ein wenig anders), so macht das Porto den größten Anteil an den Kosten aus. Und nicht nur dieser Aufwand verpufft gewissermaßen, auch alles Übrige. Denn der Katalog kommt einfach nicht beim geplanten Empfänger an – und Sie erhalten keine Reaktion. Daher ist Adresscleaning mindestens vor dem jeweiligen Hauptkatalog oder einmal im Jahr ein Muss.

Setzen Sie auf einen Allrounder, wenn Sie Kataloge versenden möchten

Bei der Auswahl eines Dienstleisters für den Katalogversand sollten Sie generell darauf achten, dass er in sämtlichen relevanten Bereichen über eine ausgewiesene Expertise verfügt. Dies können Sie beispielsweise an folgenden Punkten erkennen:

  • Verfügt der Dienstleister über Partner in den jeweiligen Ländern, welche ihn direkt über Änderungen bei den Bestimmungen zu Gewicht, Layout etc. informieren?
  • Kann der Dienstleister allen beteiligten Parteien, also sowohl der Druckerei als auch einer ausländischen Spedition, auf Augenhöhe begegnen?
  • Ist er in der Lage, sowohl die Produktion des Katalogs als auch die Logistik des Versands umfassend zu betreuen bzw. beratend zu unterstützen?
  • Bietet er Ihnen in diesen verschiedenen Bereichen umfassende persönliche Beratung?
  • Einmal im Jahr oder vor einem Hauptkatalog sollten Sie Ihre Adressen überprüfen. Kennt sich der Anbieter in der entscheidenden Disziplin des Adresscleanings aus?
  • Verfügt der Dienstleister über Kompetenz in der Retourenbearbeitung?

Fühlen Sie einem Anbieter ruhig auf den Zahn. Wenn er diese Fragen positiv beantworten kann, ist das ein gutes Zeichen.

Ein seriöser Anbieter bietet Ihnen beim Katalogversand volle Transparenz

Sie erkennen einen guten Anbieter zudem daran, dass er für Sie sämtliche Kosten aufschlüsselt. Dies ist nicht nur eine Frage des Geldes – Vertrauen zählt schließlich zu den Grundvoraussetzungen jeder erfolgreichen Geschäftsbeziehung. Hier sollte es nirgendwo verstecke Kosten geben. Ein Gegenbeispiel: Sie finden bei einem Dienstleister eher zufällig zusätzliche Transportkosten für die Abholung von der Druckerei, sodass Sie mehr bezahlen als ursprünglich angenommen.

Wenn es hier also weitere, zuvor schwer erkennbare Kosten gibt, ist das ein No-Go. Ähnlich verhält es sich bei Retouren, auch hier muss alles transparent sein: Sind sie im Portopreis inkludiert oder muss ein Entgelt bezahlt werden? Und wenn ja, wie viel kostet es? Darauf gilt es stets zu achten, wenn Sie Kataloge versenden möchten. Dieser Punkt ist deshalb so wichtig, da man es immer mit unzustellbaren Sendungen zu tun hat. Selbst wenn es in einem Fall nur wenige Retouren sein sollten: Es muss stets klar sein, wie viel Sie dafür bezahlen.

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