Geschäftsbriefe formulieren: Tipps aus der Praxis

18 Oktober, 2017

Obwohl die E-Mail aus der Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken ist, sind Geschäftsbriefe nach wie vor ein wichtiges Instrument zur Kundenpflege. Doch welche Stilregeln gelten hier?

Für die formalen Kriterien der Geschäftskorrespondenz ist die Norm DIN 5008 maßgeblich und gibt Auskunft über Aspekte wie Abstände, Schriftgrößen und Hervorhebungen. Während man hier also gezielt nachlesen kann, gibt es bei Formulierungsfragen in Bezug auf Geschäftsbriefen viele offene Fragen: Wie spricht man den Empfänger am besten an? Welche Stilmittel sind nicht mehr zeitgemäß? Was sind die entscheidenden Stellschrauben für einen mustergültig formulierten Geschäftsbrief? Obwohl es hierfür eben keine exakten Richtlinien gibt, haben sich in der Praxis dennoch einige Schreibregeln als erfolgreich erwiesen.

Veraltete Formulierungen umgehen

Anrede und Schlussformel, aber auch die Betreffzeile sind entscheidende Punkte, um den Leser für sich einzunehmen. Hierbei ist die Betreffzeile sicherlich der Aspekt mit dem geringsten Spielraum. Lassen Sie am besten den Zusatz „Betreff“ weg und bringen Sie Ihr Thema in einem vollständigen Satz auf den Punkt. Obwohl eine Anrede wie „Verehrter Herr XY“ auf gute Umgangsformen schließen lässt, wirkt sie dennoch wie aus der Zeit gefallen. Ebenso wirkt ein „Hochachtungsvoll“ als Schlussformel eindeutig antiquiert. Hier sind Zurückhaltung und Augenmaß gefragt. Zudem besitzt eine Schlussformel, die einen direkten Bezug zur eigenen Branche herstellt, durchaus Charme. So könnte sich etwa ein Touristikanbieter mit der Formulierung „Mit sonnigen Grüßen“ verabschieden.

Kundenorientierte Geschäftsbriefe

Bei einem Geschäftsbrief sollte der Kunde immer im Fokus stehen. In anderen Worten: Weg vom „wir“ und hin zum „Sie“! Berücksichtigen Sie immer die Kundenperspektive. Dies zeigt dem Empfänger, dass es Ihnen um seine Belange geht. Auch Negationen sollten möglichst vermieden werden. Selbst wenn es inhaltlich um positive Dinge geht, erzeugen Wörter wie „kein“ oder „nicht“ beim Lesen beziehungsweise Überfliegen erst einmal unweigerlich negative Gefühle. Statt „Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!“ empfiehlt sich etwa „Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!“. Auch Schachtelsätze, die nur schwer erkennen lassen, warum es geht, sollte jeder, der Geschäftsbriefe formulieren möchte, dringend vermeiden.

Ähnlich wie in der Werbung, sind es bei Geschäftsbriefen in sprachlicher Hinsicht die kleinen Details, die eine große Wirkung haben. Passive Formulierungen und Substantivierungen („Das Produkt wird viele Änderungen bewirken.“), Modalverben („Die Lösung kann Ihnen helfen.“) oder der Konjunktiv („Ihre Antwort würde uns freuen.“) erzeugen Distanz. Aktive Formulierungen und Verben anstelle von Substantivierungen („Das Produkt verändert viel“), die Vermeidung von unkonkreten Aussagen im Konjunktiv („Die Lösung hilft Ihnen.“) und der Indikativ („Wir freuen uns auf Ihre Antwort“) hingegen haben eine positive Signalwirkung: Somit rücken Sie Ihre Kunden- und Lösungsorientierung geschickt in den Vordergrund.

Zeitgemäße Geschäftsbriefe formulieren und Floskeln vermeiden

Die Vermeidung althergebrachter Floskeln ist unmittelbar mit der Kundenorientierung verknüpft. Wer möchte schon gerne einen Geschäftsbrief erhalten, der vermittelt, dass man mit leeren Phrasen abgespeist wird? Es stimmt natürlich, dass sich gerade Geschäftsbriefe durch eine hochkonventionalisierte Sprache auszeichnen. Es geht hier auch nicht darum, das Rad neu zu erfinden. Dies mag jetzt ebenfalls eine Floskel sein, macht aber eines deutlich: Floskeln können passend sein, es kommt allerdings auf die Dosierung an. Obwohl die Erwartungen an einen Geschäftsbrief eindeutig und unbedingt zu erfüllen sind, gibt es einigen Spielraum.

„Bei allen Fragen sind wir gerne für Sie da.“ Das ist zweifellos ein positives Signal. Gleichzeitig wirkt der Satz jedoch ein wenig wie ein Textbaustein, der eingefügt wurde. Warum nicht einfach einen konkreten Bezug zum eigenen Produkt herstellen? Auch eine kurze Erwähnung, mit wem man es konkret zu tun hat (etwa „unser IT-Team in Köln“), wirkt gleich viel persönlicher. Wichtig ist vor allem, dass jegliche Formulierung in einem Geschäftsbrief zielführend ist. Eine Vermeidung von klischeehaften Wendungen darf nicht dazu führen, die eigene Kreativität in den Vordergrund zu stellen. Ziel muss immer sein, den Empfänger abzuholen und sich nachhaltig zu empfehlen.

Ihre Formulierungen sind sattelfest und Sie möchten Ihre Geschäftsbriefe international versenden? Hier finden Sie alle Infos zu unseren Lösungen für Geschäftsbriefe!